A Invoice é o documento oficial que registra de maneira formal os pagamentos e recebimentos no comércio internacional, sendo indispensável para todas as transações que ultrapassem a quantia de 3.000 dólares americanos.
A tradução literal da palavra é "fatura" e sua finalidade é assegurar a conformidade dessas operações internacionais, conferindo-lhes o mesmo respaldo legal atribuído às notas fiscais no Brasil.
Como gerar um invoice
Este documento deve ser emitido sempre que houver a prestação de serviços ou venda de mercadoria para o exterior, a fim de validar o recebimento.
Vale ressaltar que, mesmo não sendo obrigatória, a emissão da invoice é recomendada também em operações inferiores a 3.000 dólares americanos, facilitando a comprovação dos recebimentos e prevenindo potenciais problemas com a fiscalização no futuro.
Para preencher o documento é necessário as seguintes informações:
Número da invoice;
Data da emissão;
Dados do prestador de serviço no Brasil;
Dados do contratante no exterior;
Descrição da mercadoria ou serviço prestado;
Preço unitário do produto ou serviço, moeda utilizada na transação e valor total;
Forma de pagamento;
Condições e termos de vendas;
Não há um modelo de invoice padrão que todas as empresas precisem seguir, permitindo o uso de modelos predefinidos ou a criação de um layout personalizado, contanto que todas as informações obrigatórias estejam presentes no documento.
É também recomendável que o idioma da invoice seja o do contratante no exterior, ou em inglês, para garantir uma compreensão mais abrangente por parte de todos os usuários.
Qual a diferença de invoice e nota fiscal?
A invoice não possui validade como documento fiscal e deve ser emitida por pessoas físicas e jurídicas no momento do faturamento da operação, enquanto a nota fiscal é um documento com validade fiscal e que deve ser emitida por empresas no momento da venda dos produtos ou execução do serviço.
Diferentes tributações para cada:
Enquanto as notas fiscais são consideradas no cálculo dos tributos da empresa conforme o regime tributário vigente, a invoice está sujeita à tributação do Imposto sobre Operações Financeiras – IOF, com uma taxa atual de 0,38% sobre o valor da transação, além do Imposto de Renda, cuja aplicação varia conforme a natureza específica da operação.
Atenção: A exportação de serviços e produtos também possui algumas isenções de tributos como PIS, COFINS, ICMS e ISS, inclusive para empresas optantes pelo Simples Nacional.
Como emitir invoice de forma fácil
Ter um arquivo editável padrão de invoice no computador ou celular facilita o processo de emissão do documento, uma vez que os dados podem ser atualizados a cada nova operação.
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